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ドキュメントの電子化

 
オフィスにあふれる大量の書類や図面・資料を電子化してデータ活用

紙文書の電子化によるメリット

・ 文書の整理・管理の簡素化による業務改善
・ 保管スペースの有効活用
・ ドキュメント利用の活性化による生産性の向上
・ 情報の共有化(他部門・支社間・企業間など)
・ 業務に不可欠な文書の保全(BCP対策)

活用例

・ 契約書(売買契約書・業務委託契約書・秘密保持契約書・請負契約書など)
・ 図面(建築図面・土木図面・地図など)
・ 手書き書類(アンケート回答用紙・テスト解答用紙・申込用紙・FAX受信紙など)
・ その他様々な資料

電子化の手順

1.ヒヤリング

電子化の対象や目的をお聞かせいただきます。それを基に仕様を検討し、提案いたします。

2.電子化前の事前準備作業

枚数を確認し、製本やホッチキス留めされている書類やサイズの異なる書類をスキャンしやすい状態に整えます。

3.スキャニング作業

A3以下の大量書類は高速スキャナーで、A3より大きな図面は図面専用のスキャナーで読み取り、お客様と打ち合わせた仕様(PDF・JPEG・TIFなどのファイル形式や解像度)に変換します。

4.データ編集・加工

ファイル名のリネームや検索用のキーワード入力など、仕様に沿ってデータを作成します。

5.納品

電子化されたデータをDVDやハードディスクに格納して納品します。
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